CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

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CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Fecha de elaboración:

10-12-2021

Procedimiento

CONSULTORÍA

Código:

PRO-8100-01

Revisión:

5

1 Objetivo

Definir la metodología a seguir para el otorgamiento de servicios de Consultoría para el establecimiento, la implementación, el mantenimiento y la mejora de sistemas de gestión.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1. Aplica a todo servicio de Consultoría para el establecimiento, la implementación, el mantenimiento y la mejora de sistemas de gestión otorgado por CUALLI.

2.2. Aplica al Director General, a la Coordinadora de Proyectos, Consultor Sr, al Consultor Jr.


3 Referencias

3.1. Mapa de proceso de Consultoría (SGC-4400-74).

3.2. Requisito 8.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-32).

3.3. Requisito 8.2.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-33).

3.4. Requisito 8.2.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-34).

3.5. Requisito 8.2.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-35).

3.6. Requisito 8.2.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-36).

3.7. Requisito 8.2.4 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-37).

3.8. Procedimiento de Administración de recursos (PRO-7110-01).

3.9. Procedimiento de Asistencia Técnica e Inversión e Innovación (PRO-8410-01).

3.10 Norma ISO 19011:2018 Directrices para la auditoría de sistemas de gestión. 

3.11 Procedimiento de control de no conformidades (PRO-8700-01).

3.12 Procedimiento de Comercialización (PRO-8230-01).

3.13 Procedimiento de Desempeño del Sistema de Gestión (PRO-9130-01).

3.14 Procedimiento de Desarrollo de Soluciones Informáticas (PRO-8100-02).


4 Desarrollo

4.1. Planificación del servicio: El Director General designa al Líder de proyecto que puede ser la Coordinadora de Proyectos, Consultor Sr. o incluso el propio Director General que debe revisar los acuerdos en relación a la aplicación de viáticos en caso de aplicar, se comunica con el cliente y recaba la información necesaria para el traslado, si fuera necesario en base a lo dispuesto en el procedimiento de Administración de recursos (PRO-7110-01) se ejerce los viáticos por cuenta propia y se recaban comprobantes a nombre del propio Director General, del Administrador General, a cuenta del Cliente o del Cliente del Cliente, e incluso del Aliado Estratégico en los primeros casos según convenga y en los últimos dos según se hubiera acordado.   

4.1.1. Servicio integral: En función al programa de establecido para el otorgamiento de servicio: Agenda visitas con la anticipación suficiente para dar cumplimiento al programa de trabajo con no más de cuatro semanas de desfasamiento y se asegura que tras el ejercicio de cada una de ellas se deje registro del avance del ejercido mediante cualquiera de las siguientes alternativas:

a) Oficio de avance,

b) Firma de visto bueno en el seguimiento del programa establecido para el otorgamiento del servicio por parte del cliente, o el cliente del cliente y la evidencia que se hubieran ejercido las actividades cuando aplique, por ejemplo: documentos, informes de auditoría, listas de asistencia a eventos, minutas de reuniones, etc.

c) Memorándums, correos electrónicos o cualquier evidencia que muestre validación por parte del cliente de que las actividades fueron ejercidas y se encuentra conforme con los trabajos realizados.

4.1.2. Servicio parcial (ejerciendo solo algunas actividades incluidas en el programa integral): En caso de servicios parciales, en función a la naturaleza del servicio, debe disponerse de evidencia de que el cliente recibió los entregables de conformidad con los acuerdos previstos en la fase comercial.

4.2. Evaluación preliminar:  

4.2.1. Planificación de la evaluación preliminar:

4.2.1.1. El Director General planifica la evaluación preliminar mediante la preparación la aplicación del formato (REG-8330-01), tomando en cuenta las jornadas laborales del Cliente o del Cliente del Cliente (para eventos subcontratado), considerando siempre de reunión de apertura, horario para preparar el informe de la evaluación preliminar y concluir con reunión de cierre, además de asegurar que quede claro que los objetivos del evento son el evaluar el estado inicial de la organización para la implementación del Sistema de Gestión bajo los requisitos de las normas ISO-9001, ISO 21001 y/o la que corresponda, con el fin de disponer  y disponer de antecedentes para dar inicio al diseño del mismo, considerando durante la evaluación tiempo para evaluar:

4.2.1.1.1. Contexto de la organización: Existencia de información documentada que establezcan la operación de los diferentes procesos ejercidos en la organización, determinación de oportunidades y amenazas, determinación de los requisitos pertinentes de las partes interesadas pertinentes, determinación del alcance del sistema de gestión y la aplicabilidad de los requisitos

4.2.1.1.2. Requisitos relacionados con el Liderazgo: Considerando el liderazgo, el enfoque al Cliente, la Política y su aplicación, la determinación de los roles, las responsabilidades y autoridades del personal

4.2.1.1.3. Requisitos relacionados con la Planificación: Tomando en cuenta acciones para planificar riesgos, Objetivos, la estrategia para cumplirlos y su seguimiento y medición, la planificación del sistema de gestión y la previsión de los cambios.

4.2.1.1.4. Requisitos relacionados con los recursos: la previsión de establecimiento de presupuestos que consideren las Personas, la infraestructura, el ambiente para la operación de los procesos, los recursos para el seguimiento y la medición y los conocimientos, para asegurar la competencia del personal, para asegurar la toma de conciencia, para la documentación, para la información documentada, tomando en cuenta la creación y actualización, los controles aplicables 

4.2.1.1.5. Requisitos para la operación de los servicios o procesos de operación: Para la planificación del control operacional

• Para la determinación de los requisitos de los productos o servicios en general, educativos, o según corresponda. Su definición, revisión, confirmación y comunicación con el Cliente, Estudiantes u otros beneficiarios de servicios educativos.

• Para el control del diseño y desarrollo de los productos y servicio en tanto apliquen.

• Para el control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.

• Para la producción y servicios, su medición y el control de las salidas no conformes. 

4.2.1.1.6. Requisitos para la evaluación del desempeño considerando: la medición de la percepción del cliente, la planeación y realización de las auditorías internas, y la revisión por la dirección. 

4.2.1.1.7. Requisitos para la Mejora considerando: la atención que se da a los compromisos adquiridos durante la revisión por la dirección, las no conformidades y quejas del cliente acciones correctivas y mejora continua.

4.2.1.1.8. Una vez planificado, se confirma con el cliente mediante envío de correo electrónico.

4.2.2. Realización de la evaluación preliminar: Se presenta en las instalaciones del Cliente o del Cliente del Cliente (en caso de subcontrato) con anticipación suficiente al horario acordado para la realización de la reunión de apertura.

4.2.2.1. Reunión de apertura: Dirige la reunión de apertura iniciando con agradecimiento, continuando con la solicitud de la presentación de los representantes del Cliente (o Cliente del Cliente según corresponda) y presentando el plan de la evaluación preliminar, dando facilidades para realizar los ajustes que sean necesarios, siempre y cuando no se ponga en riesgo el objetivo, el alcance ni el resultado de la evaluación preliminar. Presenta información significativa considerando como mínimo:

a) Explicación de la metodología para la realización de la evaluación preliminar y el propósito de la misma,

b) Confidencialidad,

c) Recursos necesarios,

d) Retroalimentación de los procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor,

e) Muestreo.

4.2.2.2. Realización de la evaluación preliminar: Realiza la evaluación aplicando técnicas de auditoría, recopilando la información pertinente para determinar el estado inicial de la organización para la documentación e implementación del sistema de gestión, en particular se debe tener cuidado en determinar si el alcance previsto es apropiado, además de captar la información para el diseño preliminar del sistema de gestión, durante ésta se debe colectar la información teniendo especial cuidado en la revisión de los controles implementados en los requisitos aplicables, como son: 7.1.2, 7.1.3, 7.2, 8.4, 8.5.3, 8.6 y 8.7; mediante el Cuestionario Inicial (REG-8330-02).

4.2.2.3. Informe de la evaluación preliminar, prepara informe, considerando:

a) Datos generales de la organización y sus miembros,

b) Alcance del sistema de gestión de la organización previsto y confirmado o modificado en función a la evaluación,

c) Calificación de cada uno de los requisitos generales evaluados,

d) Fortalezas y amenazas identificadas durante la evaluación preliminar para el logro del éxito del proyecto,

e) Conclusiones, determinando si la organización dispone de condiciones para cumplir el programa de trabajo o bien si se requiere considerar algún factor que pudiera influir de manera adversa y en su caso, las posibles acciones a seguir para modificar dicha situación, por otra parte, también se debe determinar si el ejercicio fue suficiente para disponer de la información para la preparación del bosquejo del sistema de gestión,

f) Información relevante y pertinente a las conclusiones, debiendo especificar el grado de cumplimiento de los requisitos comentados en punto 4.2.2.2 para dar seguimiento puntual en el plan de trabajo cuando se identifique alguna debilidad.

4.2.2.4. Conduce la reunión de cierre, en el que presenta el informe de la evaluación preliminar, poniendo especial atención en dejar claro el estatus para iniciar el establecimiento, la documentación del sistema de gestión y determinar la factibilidad de su implementación. 

4.3. Preparación de la documentación, en función a la información colectada durante la evaluación preliminar, prepara:

4.3.1. El bosquejo del sistema de gestión, considerando:

a) el alcance acordado o ajustando en base a la información recibida, los requisitos que podría considerarse para justificar con argumentos la no aplicabilidad, SIEMPRE BUSCANDO AGREGAR VALOR A LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL CLIENTE, EN BENEFICIO DEL CLIENTE DEL CLIENTE

b) determinación de los procesos identificados por el Líder del proyecto de CUALLI, dada la naturaleza de la operación de la organización del Cliente, establecimiento general de algunas de las entradas y salidas, descripción de las interacciones entre los procesos que pudieron ser percibidas durante la evaluación preliminar. 

c) propuesta de respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, de ser posible en el mismo capítulo del sistema de gestión que el número del requisito de la norma, en caso de que no sea posible, se deberá tener cuidado en asegurarse que el sistema de gestión sea claramente especificado conforme a los requisitos, brindando tranquilidad de que se cumpla la norma ISO correspondiente.

4.3.2. Bosquejo de la estructura propuesta para la presentación de la información documentada requerida por la norma.

4.3.3. Bosquejo de documento que presente la planificación del sistema de gestión con enfoque a procesos puede ser un plan de calidad maestro, mapa general de procesos o información documentada equivalente.

4.3.3.1. En caso que existan condiciones e interés por el Cliente de establecer el sistema de gestión mediante la plataforma electrónica, el equipo consultor acude a la Coordinadora de Proyectos para que conforme el procedimiento de Desarrollo de Soluciones Informáticas (PRO-8100-02) prepare el bosquejo de la estructura del sistema de gestión del Cliente en medio electrónico. Disponiendo de dos alternativas para su previsión:

a) Alojamiento en hosting proporcionado por nuestra organización en versión pública, para instituciones que no tienen reserva en compartir la documentación de su Sistema de Gestión de manera pública, como pueden ser instituciones académicas y de investigación del sector público e incluso instituciones como nuestra propia organización que no tenemos reserva en compartir la información.

b) Alojamiento en hosting proporcionado por nuestra organización en versión mediante control de acceso.

4.4. Términos generales relativos a la Impartición de cursos, el Director General o quien el designe como líder de Proyecto que puede ser cualquier Consultor Sr. (incluidos la Coordinadora de Proyectos, la Administradora General o el propio Director General, que pueden desempeñar el rol de Líder de Proyecto).

4.4.1. Previo a la impartición: Se traslada al lugar convenido para realizar la capacitación asegurando llegar con suficiente anticipación para revisar los equipos y materiales, previo al inicio del evento.

4.4.2. Impartición: Imparte el curso procurando cumplir los tiempos establecidos, en caso de que lo juzgue pertinente realiza ajuste a los mismos, teniendo cuidado en:

4.4.2.1. Realizar el encuadre: presentándose ante el grupo, promoviendo la presentación de los participantes, presentando objetivo del curso y confirmando expectativas y reglas de operación.

4.4.2.2. Imparte el curso.

4.4.2.3. El líder de proyecto asegura la preparación de los reconocimientos para los participantes y se asegura que se hagan llegar al representante del Cliente para su fotocopiado para expediente en recursos humanos o equivalente y entrega a los participantes, resguardando evidencia de la entrega como registro (puede incluirse en el oficio de avance).

4.5. Impartición del Curso Ejecutivo de Introducción en la norma correspondiente: Durante este evento el Líder del proyecto debe poner mayor énfasis en la presentación a los miembros de la alta dirección de requisitos relacionados con:

a) Los principios de gestión y la importancia de su aplicación, 

b) la determinación del alcance del sistema de gestión, 

c) los requisitos de los que se identifican argumentos que justifican la no aplicabilidad, 

d) la definición de proceso y la presentación de los procesos que se han identificado de la organización,

e) Requisitos relativos al Contexto de la organización, Liderazgo y la Planificación para el sistema de gestión (presentando algún bosquejo de la política, ejemplo de objetivo, Organigrama, y cualquier otro que se considere relevante dada la naturaleza de la organización.

Durante este evento se válida la información estructural del sistema de gestión por parte del Cliente una vez que dispone de la información transmitida durante el evento, queda como tarea a los participantes que revisen la estructura propuesta para el sistema de gestión, y acuerden el establecimiento de la información del inciso e).

4.6. Validación de la documentación propuesta: El Líder del proyecto debe asegurarse de que la primera versión de la documentación rectora sea liberada por parte del representante del Cliente, así mismo que le sea entregada las propuestas de la política, objetivos y Mapa general de Proceso. 

4.6.1. Durante el período de la validación se debe realizar ejercicio para la determinación-confirmación del contexto de la organización para reajustar la documentación preparada.

4.7. Impartición del Curso de Introducción en la norma correspondiente al personal en general: Durante éste evento, dando cumplimiento a lo establecido en el punto 4.4 del presente documento, el instructor (que puede ser Aliado Estratégico, que designado como Líder de proyecto) debe poner mayor énfasis en la presentación de requisitos de la norma relacionados con las actividades relacionadas con los participantes, así como presentar la política, los objetivos, el efbabaa1e189906b487f0de4be2a3b74.png y los procesos, si de estos eventos se identifica necesidad de fortalecer/modificar la información documentada, se pone a consideración de la alta dirección.

NOTA: La difusión al personal en función al tamaño de la organización y las características del personal que conduce la misma, en caso de disponer de personal con las competencias para replicar el conocimiento, puede, con el fin de abatir costos, replicar el conocimiento del Sistema de Gestión de manera interna.

4.8. Impartición del Curso de elaboración de documentos al personal seleccionado: Durante éste evento, dando cumplimiento a lo establecido en el punto 4.4 del presente documento, el instructor (que puede ser Aliado Estratégico que designado como Líder de proyecto), debe mostrar el procedimiento de control de documentos y de control de registros al personal seleccionado en base al desempeño en el evento anterior además de asegurar que todas las áreas o funciones involucradas en el sistema de gestión sean representadas en los cursos, es recomendable que los grupos sean interdisciplinarios. Los temas a considerar son: Estructura de la documentación: Plantilla a ocupar, codificación, capítulos a considerar y contenidos, particularidades de los registros, ejercicios prácticos de elaboración de un documento con un registro asociado.

4.9. Asistencia para la preparación de documentación de 2º y 3er nivel:  el Líder de Proyecto determina la documentación a preparar para cada uno de los procesos identificados internos (planes específicos, mapas de proceso específico o lo que corresponda), y coordinan la preparación de la información documentada necesaria por parte del personal de la organización considerando los registros, complementando los planes específicos o mapas de proceso, poniendo especial atención EN LOS REQUISITOS QUE RESULTARON CON DEBILIDAD EN LA EVALUACIÓN PRELIMINAR PARA asegurar la conformidad con la norma correspondiente DEBIENDO DARLES SEGUIMIENTO A TRAVÉS DEL OFICIO DE AVANCE", en función al volumen de trabajo puede requerir el apoyo de Aliado Estratégico que desempeñe el cargo de Consultor Jr, bajo la coordinación de la Coordinadora de Proyectos.

4.9.1. Con el propósito de asegurar la calidad de la documentación alineada a los requisitos de la norma, el Líder de proyecto puede solicitar apoyo a algún otro aliado estratégico para realizar revisión cruzada evitando ceguera de taller.

4.10. Impartición del Curso de Formación de Auditores Internos: Dando cumplimiento a lo establecido en el punto 4.4 del presente documento, se forma al personal que cumple con el perfil establecido, este evento es el único de los impartidos durante el proyecto que requiere de la calificación del nivel de aprendizaje obtenido, debiendo tener calificación mínima aprobatoria de 70% de la calificación para poder participar dentro del equipo de auditores.

4.11. Declaración de implementación: Tras la impartición del curso de formación de auditores que contribuye a una visión más inquisitiva en el personal que documenta, revisa y autoriza la documentación, se termina de liberar. El Director General o quien el designe (que puede ser Aliado Estratégico en rol de Consultor Sr.) asiste para la liberación general, preparación de la(s) carpeta(s) físicas y/o electrónicas (privilegiando la versión electrónica de existir condiciones), así como para la preparación de oficio para declarar el inicio oficial de la aplicación del sistema de gestión.

4.11.1. Validación del modelo: Previo a la implementación se confirma que el modelo del sistema de gestión ha sido aceptado por el Cliente, en cuyo caso se migra la responsabilidad a éstos de los ajustes a la documentación (inicialmente se comparte entre nuestro Cliente y nosotros).

4.12. Aplicación de la primera auditoría interna: Tras permitir cuando menos 2 y preferentemente no más de 6 semanas a partir de la implementación, se realiza la primera auditoría interna cumpliendo lo dispuesto en el requisito de auditoría interna 9.2.2 (SGC-4400-60), poniendo atención al desempeño de los auditores internos para recomendar a los candidatos a desempeñarse como líder: 

4.12.1. El Director General o quien el designe, planifica la auditoría mediante la preparación del plan de auditoría en el formato establecido por el Cliente teniendo cuidado de agendar los requisitos previstos, tomando en cuenta las jornadas laborales del cliente del cliente, considerando siempre de reunión de apertura, durante la realización de la auditoría horarios, reuniones del grupo auditor, reuniones de aclaración (para estos tres conceptos, solo de considerarse pertinente), horario para preparar el informe de auditoría, y concluir con reunión de cierre, considerando todos los requisitos de la norma de referencia y muestro significativo sobre los criterios establecidos para la evaluación, agendando con enfoque a procesos y considerando el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).

4.12.2. Realización de las auditorías: El Líder de proyecto o quien designe Director General se presenta en las instalaciones del Cliente (o del Cliente del cliente, según aplique) con anticipación suficiente al horario acordado para la realización de la reunión de apertura, coordinando auditores.

4.12.2.1. Reunión de apertura: Dirige la reunión de apertura iniciando con la presentación de los participantes del grupo de auditores, solicitando la presentación de los representantes del Cliente (o del Cliente del Cliente, cuando aplique), y presentando el plan de auditoría, dando facilidades para realizar los ajustes que sean necesarios, siempre y cuando no se ponga en riesgo el objetivo, el alcance ni el resultado de la auditoría. Presenta información significativa considerando como mínimo:

a) Confidencialidad

b) Papel de guías

c) Recursos necesarios

d) Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor

e) Muestreo

f) Calificación de hallazgos 

4.12.2.2. Conduciendo la auditoría: Realiza la fase de la auditoría asignada a su cargo aplicando técnicas de auditoría, recopilando la información pertinente para la calificación de hallazgos de auditoría que conduzcan a la conclusión de la auditoría, en busca de cumplir el objetivo establecido para ésta.

4.12.2.2.1. Mantiene comunicación con el grupo de auditores de tal manera que mantiene la información pertinente entre el grupo para facilitar el mejor muestreo. 

4.12.2.2.2. En caso de que se juzgue pertinente modera reuniones entre los miembros del grupo auditor, cabiendo la posibilidad de extenderlo a la participación de los representantes del Cliente (o Cliente del Cliente según aplique), con el fin de promover la conducción de conclusiones veraces, claras y trazables.

4.12.2.3. Informe de la auditoría, conduce al análisis de la evidencia recabada por parte del grupo auditor y prepara el informe, destacando:

a) Calificación de cada uno de los requisitos evaluados,

b) Fortalezas,

c) No conformidades y oportunidades de mejora,

d) Conclusiones.

4.12.2.4. Conduce la reunión de cierre, en el que presenta y entrega el informe de auditoría. 

4.13. Impartición del Curso de Atención a no conformidades: Dando cumplimiento a lo establecido en el punto 4.4 del presente documento, el Director General o quien el designe forma al personal que la organización determine conveniente para atender las no conformidades registradas durante la auditoría interna.

4.14. Asistencia para la atención a no conformidades: El Líder de proyecto o quien designe Director General, asiste a la organización para la atención a las no conformidades registradas durante la auditoría interna.

4.15. Aplicación de la segunda auditoría interna: Se realiza la segunda auditoría interna cumpliendo el procedimiento de auditoría interna y lo dispuesto de los puntos 4.12. Poniendo atención a la formación de los auditores internos particularmente en aquel candidato seleccionado para participar como auditor líder.

4.16. Asistencia para la atención a no conformidades: El Líder de proyecto o quien designe Director General asiste a la organización para la atención a las no conformidades registradas durante la segunda auditoría interna, considerando la aplicación de lo descrito en el punto 4.14 del presente procedimiento.

4.17. Asistencia para la realización de la revisión por la dirección, el Director General cuidando el cumplimiento con la norma correspondiente y proponiendo minuta de la reunión, parte de la decisión debe incluir la selección del organismo de certificación en caso de proceder. 

4.18. Aplicación de la tercera auditoría interna: Se supervisa la realización de la tercera auditoría interna cumpliendo el procedimiento de auditoría interna y lo dispuesto en el punto 4.12 asistiendo al auditor líder interno aportando lo necesario para terminar de robustecer su competencia.

4.19. Asistencia durante la auditoría de certificación, etapas 1 y 2: El Líder de proyecto o quien designe Director General, asiste durante las auditorías aplicadas por el organismo de certificación para asegurar el buen ejercicio de las mismas y facilitando la respuesta para promover la certificación del sistema de gestión del Cliente o del Cliente del Cliente. Durante esta etapa se debe tener especial atención en no interferir durante el proceso participando únicamente como observador.

NOTA: No se tendrá participación en la selección del Organismo de Certificación para llevar a cabo esta etapa, se podrá dar recomendación con la experiencia que se ha tenido, siempre y cuando el cliente lo solicite, pero el Director General de CUALLI no recibirá algún tipo de comisiones por parte de los Organismos de Certificación.

4.20. Seguimiento, medición, análisis y mejora: Se confirma el cumplimiento de los requisitos comprometidos en cada una de las fases del presente procedimiento conforme al procedimiento de Desempeño del Sistema de Gestión (PRO-9130-01).

4.21. En caso de identificar incumplimiento a los requisitos comprometidos para el otorgamiento del servicio, se registra la no conformidad y se promueve la aplicación del procedimiento de control de no conformidades (PRO-8700-01).

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ

Cargo

COORDINADORA DE PROYECTOS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL
Fecha 10-12-2021 10-12-2021 10-12-2021