Para el control de la información documentada, en CUALLI tratamos las siguientes actividades, en dos grandes vertientes, según sea aplicable.

Para el mantenimiento de la información documentada considerado cada uno de los componentes del sistema de gestión de la calidad, relacionada en:

1. Lista de páginas del Sistema de gestión de la calidad (REG-7532-01),
2. Lista de información documentada (REG-7532-02) contenida en el formato necesario, ya sea
   • Procedimiento documentado (PRO-XXXX-XX),
   • video (VID-XXXX-XX),
   • audio (AUD-XXXX-XX),
   • Título para los documentos externos (REG-7532-03)
3. Control de cambios, controlando particularmente las versiones, facilitando la propuesta de cambios descrito mediante el procedimiento de control de documentos (PRO-7532-01)
4. Distribución, acceso, para los documentos que conducen el proceder de CUALLI, el acceso a la información es pública a través de la plataforma vinculada a nuestro Sistema de Gestión de la Calidad electrónico
5. La información documentada de origen externo, que en CUALLI determinamos como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se identifica en la lista maestra de documentos externos (REG-7532-03), y se controla conforme se establece en el procedimiento de control de documentos (PRO-7532-01).

Para la conservación de la información documentada consideramos los identificados en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04). Establecemos los controles en el procedimiento de control de registros (PRO-7532-02) que considera:

1. distribución, acceso, recuperación y uso;
2. almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
3. conservación y disposición, así mismo la protección contra las modificaciones no intencionadas.

Nota 1: El control de cambios de los formatos empleados para el control de registros, cuando éstos se encuentran previstos en formato, son controlados conforme se establece en el procedimiento de control de documentos (PRO-7532-01).

Nota 2: En CUALLI hemos decidido que el acceso es público con el fin de compartir la información documentada con cualquier parte que disponga de interés por conocer el sistema de gestión de la calidad. Por otra parte se dispone de control de acceso para solicitar modificación, revisar o autorizar cambios en la información documentada que se mantiene en el sistema de gestión de la calidad así como para acceder a información contenida en el tablero de comunicación.