CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

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CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Fecha de elaboración:

04-02-2020

Procedimiento

REVISIÓN DIRECTIVA (Incluida revisión de riesgos)

Código:

PRO-6110-01

Revisión:

2

1 Objetivo

Definir la metodología para abordar acciones para atender riesgos para asegurar que los resultados previstos del sistema de gestión integral (de la calidad y antisoborno) se puedan lograr, incluida la aplicación de la revisión por la dirección.


2 Alcance y Campo de Aplicación

 

2.1. Aplica a la Alta Dirección de CUALLI, incluido al Administrador de la plataforma “Revisión por la Dirección”

2.2. Aplica para el sistema de gestión integral, tanto en su fracción de la calidad como en la de antisoborno.


3 Referencias

3.1. Mapa del proceso de Debida Diligencia (SGI-4400-70).

3.2. Mapa del proceso Estratégico (SGI-4400-72).

3.3. Requisito 4.1 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-02).

3.4. Requisito 4.2 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-03).

3.5. Requisito 4.3 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-04).

3.6. Requisito 4.4.1 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-05).

3.7. Requisito 5.2.1 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-09).

3.8. Requisito 6.1.1 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-12).

3.9. Requisito 6.1.2 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-13).

3.10. Requisito 9.3.1 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-61).

3.11. Requisito 9.3.2 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-62).

3.12. Requisito 9.3.3 del Sistema de Gestión Integral (SGI-4400-63).


4 Desarrollo

4.1. La Alta dirección de CUALLI en periodo anual, previo al ejercicio de la revisión por la dirección, analiza los resultados del sistema de gestión en su fracción antisoborno, para lo que:

4.1.1 Realiza el análisis del contexto registrando en Análisis de contexto antisoborno (REG-6100-01) correspondiente al año del análisis, identificando riesgos de soborno saliente o de incurrir en malas prácticas que pudieran generar percepción de soborno entrante, considerando:

a) Tamaño

b) Estructura 

c) Delegación de autoridad con poder de decisión

d) Lugares o sectores en los que participa la organización

e) Lugares o sectores en los que anticipa operar la organización

f) La naturaleza escala y complejidad de sus actividades

g) Operaciones de la organización

h) Modelo de negocio de la organización

i) Las entidades sobre las que la organización tiene control

j) Entidades que tienen control sobre la organización

k) Los socios de negocio de la organización

l) La naturaleza y el alcance de las interacciones con funcionarios públicos

m) Los deberes y obligaciones legales

n) Los deberes y obligaciones reglamentarios

o) Los deberes y obligaciones contractuales

p) Los deberes y obligaciones profesionales ANÁLISIS DE RIESGOS ANTISOBORNO/PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS PERTINENTES.

4.1.2 Evalúa el riesgo con base en los Criterios de Evaluación Antisoborno publicados en el tablero del SGI

4.1.3 Registra resultados en Análisis de Riesgos Antisoborno/Partes Interesadas y Requisitos Pertinentes (REG-6100-02) y en función a los resultados, en caso de identificar la necesidad de adecuar la política, los objetivos, los procesos, o controles descritos en documentación específica, lo considera dentro de los resultados de la revisión por la dirección.   

4.2 Convocatoria para llevar a cabo el análisis del contexto desde la plataforma para la fracción de calidad de nuestro sistema de gestión integral y la Revisión por la Dirección.

4.2.1. La Coordinadora de Proyectos ingresa sesión con su correo y contraseña determinados desde el Sistema de Gestión Integral electrónico.

4.2.2. Desde el Backend del Sistema de Gestión de la Calidad, la Coordinadora de Proyectos da clic en el botón “Revisión por la Dirección” en el cual se desplegará un menú con las opciones de “Crear convocatoria” y “Editar convocatoria”. Se accede a la sección “Crear convocatoria”.

NOTA: En caso de ya tener la convocatoria realizada, pero requiere ajustes, se accede a “Editar convocatoria”, se selecciona la convocatoria y se realizan las modificaciones necesarias.

4.2.3. Convocatoria para llevar a cabo la Gestión de Riesgos en su fase de Determinación de riesgos y oportunidades.

4.2.3.1. Seleccionar el tipo de reunión para la Determinación del contexto.

4.2.3.2. Seleccionar la reunión que se llevará a cabo: “Comprensión de la organización y su contexto”, para realizar la determinación de las cuestiones externas e internas de la organización. Estableciendo: 

a) La selección del personal que será convocadas a la reunión que se va a ejercer, que será la Dirección General, salvo que este solicite convocar a alguien más del equipo de trabajo.

b) Fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión.

c) Fecha de inicio y fecha límite para enviar las propuestas para la determinación de cuestiones

d) Los productos y servicios en los que se clasificarán los riesgos y oportunidades que puede ser tan genérica o específica como se requiera.

4.3. El personal convocado a la reunión recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión a la que es convocado, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para que se envíen propuestas de cuestiones externas e internas. 

4.4. DETERMINACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES (Cuestiones externas e internas):

4.4.1. El personal convocado ingresa al módulo de Revisión por la Dirección durante las fechas establecidas para enviar propuestas.

4.4.1.1. Acceder por medio del botón “Determinación de cuestiones” para enviar propuestas de las cuestiones que se consideran pertinentes para la organización.

4.4.1.2. Seleccionar si la cuestión es un riesgo o una oportunidad para la organización.

4.4.1.3. Determinar el factor del cual surge la cuestión a describir.

4.4.1.3.1. Externo (Legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico)

4.4.1.3.2. Interno (Valores, cultura, conocimiento y desempeño)

4.4.1.4. Seleccionar el Producto y servicio que es afectado por esta cuestión.

4.4.1.5. Describir la cuestión que será propuesta.

4.4.1.6. Determinar las partes interesadas que están involucradas en la cuestión descrita dando clic en “Agregar parte interesada”.

NOTA: Cada vez que se requiera añadir una parte interesada se debe dar clic en “Agregar parte interesada” y describir cada una de ellas tantas veces sean necesario.

4.4.1.7. A partir de la segunda Revisión por la Dirección se podrán seleccionar cuestiones que se mantienen de las Revisiones por la Dirección anteriores, las cuales serán determinadas por el Administrador de Revisión por la Dirección, quien podrá acceder mediante el botón “Elegir cuestiones que se mantienen” encontrado en la sección “Determinación de cuestiones”.

4.4.1.8. El Coordinador de Proyectos genera el registro de Riesgos y oportunidades accediendo a “Cuestiones” y posteriormente da clic en el botón “Generar archivo”, el cual solicita un código y envía el PDF a “Histórico”, conforme al código establecido para el registro en cuestión (REG-4100-01).

4.5 Convocatoria para llevar a cabo Consenso de la determinación del impacto de los riesgos y oportunidades: Se procede conforme a puntos 4.1.1 y 4.1.2

4.5.1. Seleccionar el tipo de reunión para la Determinación del contexto/Votación de las cuestiones pertinentes. Estableciendo: 

a) La selección del personal que será convocadas a la reunión que se va a ejercer.

b) Fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión.

c) Fecha de inicio y fecha límite para votar el impacto de cuestiones

NOTA: Es importante destacar que la aplicación del Consenso sobre la determinación de impactos de los riesgos y oportunidades es alternativo y puede ser útil para empresas grandes, para PyMES como nuestro caso puede no ser necesaria.

4.6 El personal convocado a las reuniones recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión a la que es convocado, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para que votar sobre el tipo de impacto de los riesgos y oportunidades. 

4.7 CONSENSO DE CUESTIONES (Votación del tipo de impacto de riesgos y oportunidades)

4.7.1. Las personas convocadas a la reunión para llevar a cabo la votación ingresan a través del botón “Consenso” donde podrán observar el listado de todas las cuestiones enviadas por el personal convocado para la determinación de cuestiones.

4.7.2. Se selecciona el nivel de impacto para cada una de las cuestiones propuestas, posterior a eso se describe la justificación de la votación y se da clic en “Aceptar” para guardar la votación. 

NOTA: Esta sección es opcional basada en juicio de los participantes.

4.7.3. La Coordinadora de Proyectos en reunión con quien lo considere pertinente, analiza la información del consenso de cuestiones, considerando si dispone de información estadística, concretando la determinación del impacto de las cuestiones.

4.8 ANÁLISIS DEL IMPACTO DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

4.8.1. La Coordinadora de proyectos determinará el impacto de cada uno de los Riesgos y oportunidades, tomando en cuenta el consenso anterior (cuando se considere pertinente) y describiendo la justificación o acción para atender o no atender cada una de las cuestiones.

4.8.2. La Coordinadora de Proyectos genera el registro de Impacto de Riesgos y oportunidades accediendo a “Impacto Riesgos” e “Impacto Oportunidades” y posteriormente da clic en el botón “Generar archivo”, el cual solicita un código y envía el PDF a “Histórico” conforme al código establecido para el registro en cuestión para Impacto de Riesgos (REG-4100-02) y para Impacto de Oportunidades (REG-4100-03).

4.9. Convocatoria para llevar a cabo la Determinación de pertinencia de partes interesadas y sus requisitos: Se procede conforme a puntos 4.1.1 y 4.1.2.

4.9.1. Seleccionar el tipo de reunión para la Determinación del contexto/ Determinación de pertinencia de partes interesadas y los requisitos pertinentes. Estableciendo: 

a) La selección del personal que será convocadas a la reunión que se va a ejercer, que será el Director General y a quien considere invitar si así lo decide.

b) Fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión.

c) Fecha de inicio y fecha límite para la selección de la pertinencia de partes interesadas y la propuesta de requisitos que se les brindará.

4.10 El personal convocado a la reunión recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión a la que es convocado, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para que se envíen propuestas de la pertinencia de partes interesadas y los requisitos posibles a brindarles. 

4.11. DETERMINACIÓN DE PERTINENCIA DE PARTES INTERESADAS Y SUS REQUISITOS

4.11.1. La Coordinadora de Proyectos en acuerdo con el Director General y quien él considere pertinente, analiza la información de las partes interesadas, y se concreta la determinación de pertinencia de partes interesadas y sus requisitos.

4.11.2. La Coordinadora de Proyectos accede mediante el botón “Partes interesadas” donde se encuentra el listado de las partes interesadas involucradas en las cuestiones que van a ser atendidas, así como la frecuencia de cada una de ellas, a través del botón “Asignar partes pertinentes” determina en acuerdo con el Director General las partes interesadas que serán pertinentes para la organización.

4.11.3. La Coordinadora de Proyectos genera el registro de Partes interesadas pertinentes accediendo a “Partes interesadas” y posteriormente da clic en el botón “Generar archivo”, el cual solicita un código y envía el PDF a “Histórico” conforme al código establecido para el registro en cuestión (REG-4200-01).

4.11.4. Una vez que se determinan las partes interesadas pertinentes, la Coordinadora de Proyectos determinará los requisitos que se le brindarán a cada una de ellas en acuerdo con el Director General, así como el resultado esperado para beneficio de la organización y de las partes interesadas pertinentes.

4.11.5. La Coordinadora de Proyectos genera el registro de Partes interesadas pertinentes y sus requisitos accediendo a “Requisitos Pertinentes” y posteriormente da clic en el botón “Generar archivo”, el cual solicita un código y envía el PDF a “Histórico” conforme al código establecido para el registro en cuestión (REG-4200-02).

4.12 Convocatorias para llevar a cabo la Revisión por la Dirección. Estableciendo:

a) La selección de personal que serán convocadas a la reunión que se va a ejercer, que en nuestro caso es el Director General y quien él determine pertinente en su caso.

b) Fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión.

c) Fecha de inicio y fecha límite para la determinación de entradas, salidas y acciones de la Revisión por la Dirección.

d) Si la reunión se llevará a cabo de manera virtual o presencial.

4.13 El personal convocado a las reuniones recibirá notificación vía correo electrónico la cual incluye el objetivo de la reunión a la que es convocado, fecha en la que se llevará a cabo, así como las fechas para determinar las entradas y salidas de la Revisión por la Dirección. 

4.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

4.14.1 Entradas: La Coordinadora de Proyectos define cada una de las situaciones positivas, negativas o algún otro factor, así como las conclusiones de cada uno de los conceptos considerados para las entradas para la Revisión por la Dirección; ingresando a “Entradas” en la sección “Revisión por la Dirección”. En caso de haber identificado información que conduzca a cambios en la fracción Antisoborno (Ver 4.1 del presente documento), deberá quedar registro destacándolo así.

4.14.2. Salidas: De las conclusiones registradas en la sección de las entradas, se deberá establecer acciones específicas con responsables y el plazo programado para su cumplimiento; ingresando a “Salidas” en la sección “Revisión por la Dirección”. En caso de haber identificado información que conduzca a cambios en la fracción Antisoborno (Ver 4.1 del presente documento), deberá quedar registro destacándolo así.

4.14.3. El día que se lleve a cabo la Reunión de Revisión por la Dirección se mostrará el boceto de la Revisión por la Dirección la cual podrá ser ajustada al momento de la reunión por La Coordinadora de Proyectos tomando en cuenta la opinión del personal convocado a la reunión, si así se determina.

4.14.4. Acciones: Una vez que se determinen las acciones con su plazo programado, La Coordinadora de Proyectos debe establecer las fechas en las que se vayan cumpliendo las actividades, ingresando a “Acciones” en la sección “Revisión por la Dirección” y dar clic en el botón “Definir plazo cumplido”.

4.14.5. La Coordinadora de Proyectos genera el registro de Revisión por la Dirección accediendo a “Resultados” en la sección “Revisión por la Dirección” y posteriormente da clic en el botón “Generar archivo”, el cual solicita un código y envía el PDF a “Histórico” conforme al código establecido para el registro en cuestión (REG-9330-01).

4.15. Resguardo de los Registros de Gestión del Riesgo y Revisión por la Dirección: La Coordinadora de Proyectos accede desde el Backend a “Revisión por la Dirección” donde se encuentra el botón “Histórico”, en el cual se ubican los registros generados en archivo PDF desde el Frontend.

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ

Cargo

COORDINADORA DE PROYECTOS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL
Fecha 04-02-2020 04-02-2020 04-02-2020