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Beneficios de contar con un Software de Gestión de Calidad
Uno de los contratiempos más frecuentes para las organizaciones que aprovechan el uso de sistemas de gestión es el control de la información documentada.
El hecho de que nuestras actividades evolucionan continuamente, la información documentada se debe modificar en búsqueda de simplificar y mejorar nuestros procesos, y así se generan nuevas versiones, revisiones y aprobaciones.
A su vez la información documentada debe estar disponible cuando se necesite y protegida para evitar alteraciones no deseadas, y en muchos casos es complejo limitar los permisos de acceso a los documentos respecto a consulta y/o modificación, así como también comunicar a todos los involucrados sobre el control de cambios, y asegurarse que se trabaja bajo la última versión.
Los archivos son cada vez más densos, los formatos de registro suelen ser usadas por varias personas y hay un riesgo muy alto de uso de información obsoleta por modificaciones no intencionadas en su uso cotidiano.
Cuando se cuenta con un software diseñado específicamente para un sistema de gestión de calidad, encontramos una solución indispensable para el control de nuestro sistema.
Una de las principales ventajas de contar con un software específico, es eliminar la necesidad de destinar tiempo específico de persona responsable del control de los documentos, además de la reducción de tiempo para disponer de cambios que permitan el uso de información actualizada, eliminando posibles equivocaciones a la hora de manejar información. Otra, es que el software puede promover el uso del sistema, ayudando a mantener el sistema de gestión completamente actualizado.