CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

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CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Fecha de elaboración:

31-01-2021

Procedimiento

ASISTENCIA PARA EL DISEÑO DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICOS

Código:

PRO-8320-01

Revisión:

4

1 Objetivo

Definir la metodología a seguir para el asistir a los Clientes del uso de SGWeb CUALLI, módulos complementarios o incluidos los relacionados con el servicio de consultoría mediante la plataforma electrónica que recomendamos para contener la información documentada de su sistema de gestión y el control de ésta.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a todo servicio del uso de SGWeb CUALLI, módulos complementarios o incluidos los relacionados con el servicio de Consultoría en el que se identifican condiciones para implementar el sistema de gestión de nuestros Clientes mediante plataformas electrónicas diseñada por CUALLI

2.2 Aplica al Director General, a la Coordinadora de Proyectos, al Líder de Proyecto y al representante de nuestros Clientes designado por ellos como Administrador de su sistema de gestión.


3 Referencias

3.1 Mapa de proceso de Desarrollo de Soluciones Informáticas (SGC-4400-76).

3.2 Mapa de proceso de Consultoría (SGC-4400-74).

3.3 Requisito 8.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-39).

3.4 Procedimiento de Consultoría (PRO-8100-01).

3.5 Procedimiento de Desarrollo de Soluciones Informáticas (PRO-8100-02).


4 Desarrollo

4.1. Cuando:

4.1.1 Durante la evaluación preliminar o contacto inicial con Clientes, el Líder de proyecto designado por el Director General identifica condiciones para implementar el sistema de gestión mediante la plataforma diseñada por nuestro equipo de trabajo (que son disponibilidad de acceso a internet, equipo de cómputo, competencia en el manejo de estas herramientas por parte de todo el personal considerado en el alcance del sistema de gestión), conviene con el Director General para involucrar a la Coordinadora de Proyectos en el diseño del Sistema de Gestión.

4.1.2 Durante la fase comercial directamente de la oferta de SGWEB CUALLI  o sus módulos complementarios se confirme  el otorgamiento de servicios directamente atendidos por la Coordinadora de Proyectos que requiere al Cliente:

  1. Logotipo en dimensiones próximas de entre 177x71px y 220x90px;
  2. Colores institucionales primario y secundario;
  3. Nombre de la organización y subtítulo (considerando lema, razón social o la información que decida trasmitir el Líder de proyecto dada la naturaleza identificada);
  4. Correo electrónico de la persona que se desempeñará como administradora de la plataforma

4.1.3 Hace llegar a la persona que administra la plataforma. Usuario, contraseña y acceso al canal youtube en el que podrá consultar los videos para facilitar la consulta de la manera de administrar la plataforma.

4.2. Para los casos de consultoría integral (incluido el uso de plataforma SG Web CUALLI, y/o módulos complementarios, el Líder de Proyecto se asegura de trasmitir a la Coordinadora de Proyectos:

  1. El modelo de procesos (número, título, alcances, mapa general, mapas específicos, determinación específica y/o instrucciones para su definición) para que prepare el bosquejo del modelo del Sistema de Gestión; 
  2. Logotipo en dimensiones próximas de entre 177x71px y 220x90px;
  3. Colores institucionales primario y secundario;
  4. Nombre de la organización y subtítulo (considerando lema, razón social o la información que decida trasmitir el Líder de proyecto dada la naturaleza identificada);
  5. Boceto de la Misión, Visión, Política; 
  6. Información que se considere relevante para la preparación de la propuesta de respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001
  7. Imágenes para la presentación principal en dimensiones próximas de entre 1020x237px y 2020x430px. En caso de no encontrarse disponibles la Coordinadora de Proyectos puede establecer imágenes para la propuesta inicial. 
  8. Información relativa a preferencias por parte del Cliente en codificación diferente a la que normalmente recomendamos, si llegara a ser necesario.
  9. Estructura orgánica (Organigrama) en tanto exista.
  10. Usuarios de inicio, requeridos por la plataforma para su diseño (usuarios de revisión, elaboración y aprobación), ver punto 4.1.3 del presente documento .

4.3. La Coordinadora de Proyectos (que puede ser asistido por el Director General dado que son las únicas personas que disponen de privilegio como Súper Administrador) prepara el bosquejo del modelo del sistema de gestión bajo las características determinadas por el Líder de proyecto.

Preparación de Imagen básica: Accede como Super Administrador ingresando usuario y contraseña conforme se describe a partir del inicio del Video del Administrador para dar de alta Usuarios (VID-7532-03).

4.3.1. Accede desde el menú principal al botón “Dashboard” incorporando:

  1. el logotipo; 
  2. los colores primario y secundario y de texto próximos a los institucionales del Cliente;
  3. código propuesto por nosotros salvo que el Cliente externe interés por código diferente para el sistema de gestión y para las listas de control de documentos;
  4. título principal para el documento que contendrá todo el Sistema de Gestión;
  5. título o nombre de la organización y subtítulo (considerando lema, razón social o la información que decida trasmitir el Líder de proyecto dada la naturaleza identificada);
  6. Una vez confirmado que la información en general es correcta, da clic al botón “Guardar”.
  7. NOTA: Al subir cualquier imagen se deberá tener cuidado en asegurar que ésta se presenta en las dimensiones requeridas, en caso que no se disponga de una imagen en éstas condiciones se puede utilizar la herramienta en línea disponible  en el siguiente enlace https://pixlr.com/express/ (al entrar a la aplicación deberás ir al menú principal y escoger el botón “Browse”, subir el archivo, seleccionar en el menú “Adjustment”, seleccionar “Resize” para modificar las dimensiones hasta ajustar al necesario procurando mantener las proporciones de la imagen) o  en su defecto utilizar herramientas de edición de imágenes de escritorio (Paint, Photoshop, o similares).

4.3.2. PRIVILEGIOS, En el menú principal ubicado al dar clic sobre el botón “Inicio” deberá acceder mediante el botón de “Usuarios” conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Usuarios (VID-7532-03):

  1. Departamentos y áreas, primero capturando las áreas y posteriormente los departamentos, que participan activamente en la fase del diseño del sistema de gestión.
  2. Puesto, se capturan los puestos que existen en la estructura orgánica.
  3. Usuarios: registrando cada uno de los participantes en el sistema de gestión, mediante la dirección de su correo electrónico, asignando contraseña (que debe ser trasmitida al usuario y modificada por éste una vez notificado de su usuario y contraseña), el tipo de rol, el puesto, el departamento y de ser requerido, una fotografía entre las dimensiones 128x128px y 800x576px.
  4. En cada caso, una vez confirmado que la información en general es correcta, da clic al botón “Guardar”.
  5. NOTA: En caso de que no se disponga de esta información, se registrarán solo los datos indispensables para que, de manera arbitraria se determinen 3 usuarios virtuales con el fin de disponer de datos necesarios para la captura de la información. El Administrador del Sistema de Gestión establecido por el Cliente, posteriormente deberá registrar a cada uno de los miembros de la organización de nuestros Clientes que participan en el Sistema de Gestión, nosotros recomendamos que sea todo el personal de la organización. 

4.3.3. POLÍTICA, MISIÓN Y VISIÓN, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Política (VID-7532-04), deberá capturar información relativa a: 

  1. Imágenes principales desde el menú “Slider” en dimensiones de entre 1020x237px y 2020x430px
  2. Texto de la misión, visión o Política se realiza la captura de cada uno de ellos desde el menú “Texto”, asignando usuario revisor y aprobador de dicho conjunto.
  3. Imágenes secundarias que solo aparecen en la parte inferior de la página principal, desde el menú galería, en caso de que no se disponga de éstas, se puede omitir su incorporación.
  4. En cada caso, una vez confirmado que la información en general es correcta, da clic al botón “Guardar”.

NOTA: Los objetivos deben ser incorporados o modificados en el menú de requisitos en el correspondiente al 6.2

4.3.4. PROCESOS:

4.3.4.1. Mapa general de procesos: Tras preparar imagen con la información de la interacción entre los procesos determinados para el modelo del sistema de gestión en dimensiones entre 557x511px y 1048x1081px se publica la imagen conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05). 

4.3.4.2. Definición de los procesos: Conforme al modelo de procesos propuesto, acceder al menú “Procesos” y dar de alta cada uno de los procesos, determinando al responsable de revisar y aprobar éstos.

NOTA: Se deberá poner especial cuidado en dar de alta los procesos conforme la secuencia establecida en el modelo, en caso de error o ajuste se deberá sobre escribir la información garantizando el cuidado en registrar los procesos en la secuencia establecida para éstos.

4.3.4.3. Determinación de procesos: Tras preparar imagen con la información de la determinación de los procesos que deberá incluir las entradas, salidas, fuentes de entrada y receptores de salida de cada uno de éstos en dimensiones entre 557x511px y 1048x1081px se publica la imagen de cada uno de los procesos conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

4.3.4.4. Mapa de proceso: Tras preparar imagen del mapa de cada uno de los procesos determinados para el modelo del sistema de gestión en dimensiones entre 557x511px y 1048x1081px se publica la imagen conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

4.3.4.5. Asignación de responsabilidades de revisión y aprobación de cada uno de los procesos: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

4.3.4.6. Vincular del mapa general de procesos a cada una de las determinaciones y mapas de los procesos conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05):

4.3.4.6.1. Acceder al menú de selección de áreas y mediante el botón “nuevo” dar de alta el proceso al que se vinculará la determinación y mapa de proceso. Estableciendo el nombre del proceso asignado.

4.3.4.6.2. Vínculo a determinación de proceso: Generar los enlaces dando clic sobre el símbolo de “+” para Estableciendo el título “Determinación del proceso X” siendo X el nombre del proceso vinculando la Determinación del proceso correspondiente, seleccionando del menú “Elige un módulo” seleccionando “procesos”, entonces se despliega menú “Elige un mapa”, se debe seleccionar el título correspondiente a la determinación del proceso en cuestión y señalando el área con la que se debe vincular asistiéndose del ratón. Dar clic sobre el botón “Usar” identificado en color verde y posteriormente el botón guardar.

4.3.4.6.3. Vínculo a Mapa de proceso: Generar los enlaces dando clic sobre el símbolo de “+” para establecer el título “Proceso X” siendo X el nombre del proceso vinculando la Determinación del proceso correspondiente, seleccionando del menú “Elige un módulo” seleccionando “procesos”, entonces se despliega menú “Elige un mapa”, se debe seleccionar el título correspondiente a la del mapa del proceso en cuestión y el área señalada en el punto 4.3.4.6.1. Dar clic sobre el botón “Usar” identificado en color verde, y posteriormente guardar.

4.3.4.6.4. En cada caso, una vez confirmado que la información en general es correcta, da clic al botón “Guardar”

4.3.5. REQUISITOS conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Requisitos (VID-7532-06), deberá capturar información relativa a la respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 dada la naturaleza de la organización de nuestros Clientes, así como la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la descripción del requisito, salvo los casos en que aún no se determinen estas responsabilidades, en cuyo caso asigna estas responsabilidades al personal considerando la NOTA del requisito 4.3.2.  

NOTA: La captura de la información relativa a los objetivos será la única que deberá quedar en blanco debido a que para su preparación es necesario haber concluido la fase de determinación de requisitos de las partes interesadas previsto para fases posteriores dentro del proyecto, sin embargo, de disponer de la información se debe proceder conforme al Video del Administrador para dar de alta Requisitos (VID-7532-06).

NOTA 2: Para la vinculación de un documento del Sistema de Gestión a una URL externa se debe seleccionar la palabra o frase a vincular, posteriormente se hace clic  en el botón  "Insert/edit link" del editor de texto, se abrirá una ventana donde tendrá un campo para colocar la URL a vincular (En caso de ser una URL proveniente del mismo Sistema de Gestión, ya sea documentos externos, registros, lista maestra del SGC o procedimientos  se deberá ir a la lista correspondiente, hacer clic derecho en el enlace que se desea vincular y seleccionar la opción "Copiar dirección de enlace", dicha dirección se pegará en el campo anteriormente mencionado), finalizando con el botón "OK" y posteriormente guardando el cambio del documento con el botón "Guardar" 

4.3.6. Documentos del Sistema de Gestión conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07), accede al menú “Listas” y en función al tipo de documento:

4.3.6.1. Documentos internos a mantener: 

4.3.6.1.1. Procedimientos e instrucciones de trabajo conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07) añadir documento estableciendo Título, Código, Elemento a subir, así como la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la descripción del procedimiento, salvo los casos en que aún no se determinen estas responsabilidades, en cuyo caso asigna estas responsabilidades al personal considerando la NOTA del requisito 4.3.2.  Ya sea Procedimiento o Instructivo, capturando o copiando de procesador de texto información relativa a:

1) Objetivo: Se debe establecer el propósito principal de la existencia del documento.

2) Alcance y campo de aplicación: Se debe definir a qué, a quiénes y en qué casos aplica el documento en cuestión.

3) Referencia: Anotar la identificación, incluyendo códigos de las normas, procedimientos, políticas, manuales, tanto internos como externos que se relacionen con el documento.

4) Desarrollo: Se debe indicar “cómo hacer” las actividades, con el fin de dar cumplimiento al objetivo del documento.

NOTA: Cuando se copien textos de procesador, deberá tenerse la precaución de copiar y pegar del texto original al bloc de notas para posteriormente pegar en el espacio asignado dentro de la plataforma.

NOTA 2: Para la vinculación de un documento del Sistema de Gestión realizar lo mencionado en la NOTA 2 del punto 4.3.5 del presente documento.

4.3.6.1.2. Videos, audios y otro tipo de documentos: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07) añadir documento estableciendo Título, Código, Elemento a subir video, estableciendo el link a la ubicación del elemento a compartir así como la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la descripción del documento, salvo los casos en que aún no se determinen estas responsabilidades, en cuyo caso asigna éstas responsabilidades al personal considerando la NOTA del requisito 4.3.2.

NOTA: Se recomienda dar de alta en la plataforma solo los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del equipo consultor como son: Control de documentos, control de registros, auditoría interna, acción correctiva, boceto del procedimiento de control de no conformidades y en su caso de gestión del riesgo/revisión por la dirección.

4.3.6.2. Documentos externos: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07), añadir documento estableciendo Título, Código en tanto aplique, versión cuando se requiera, la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la incorporación del documento, estableciendo el tipo de documento (ya sea PDF, URL o en caso de que no se presentará en la plataforma establecer “Ninguno”.

En caso de que aún no se determinen estas responsabilidades, asigna estas responsabilidades al personal considerando la NOTA del requisito 4.3.2.

4.3.6.3. Registros: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07), añadir registro estableciendo Título, Código y revisión en tanto aplique, la información relativa al puesto de la persona responsable de retener, revisar y aprobar la incorporación del registro en la lista, el tipo de resguardo ya sea físico o electrónico, el tiempo de retención, la disposición, estableciendo el tipo de documento (ya sea archivo, URL, imagen o en caso que no se presentará en la plataforma establecer “Ninguno”.

En este caso se recomienda realizar la actividad solo para los registros que disponen de certeza sobre las responsabilidades asociadas siendo cuando menos los correspondientes a la gestión de calidad. En el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07) se hace aclaración sobre algunos registros.

4.3.6.4. Perfil funcional: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07), añadir el perfil por puesto, así como la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la incorporación del documento, añadiendo el documento en formato PDF

4.3.6.5. Responsabilidades: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07), añadir el documento que presente las responsabilidades y autoridades por puesto, así como la información relativa a la persona responsable de revisar y aprobar la incorporación del documento, añadiendo el documento en formato PDF de manera similar como se describe para el perfil en el punto 4.3.6.4.

4.3.6.6. Organigrama: Tras preparar imagen con la información del Organigrama en dimensiones entre 760x760px y 1020x1020px se publica la imagen conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07). 

4.3.6.6.1. Vínculo de Organigrama a Perfil funcional: Generar los enlaces dando clic sobre el símbolo de “+” para establecer el “nombre del puesto”, seleccionando del menú “Elige un módulo” seleccionando “Perfil Funcional”, entonces se despliega menú con los perfiles capturados conforme se establece en el punto 4.3.6.4 del presente documento, se debe seleccionar el perfil funcional del puesto correspondiente. Dar clic sobre el botón “Usar” identificado en color verde y posteriormente el botón guardar.

4.3.6.6.2. Vínculo de Organigrama a Responsabilidades: Generar los enlaces dando clic sobre el símbolo de “+” para establecer el “nombre del puesto”, seleccionando del menú “Elige un módulo” seleccionando “Responsabilidades”, entonces se despliega menú con la descripción de responsabilidades y autoridades capturados conforme se establece en el punto 4.3.6.5 del presente documento, se debe seleccionar el perfil funcional del puesto correspondiente. Dar clic sobre el botón “Usar” identificado en color verde y posteriormente el botón guardar.

4.3.7. Vinculación entre los documentos del Sistema de Gestión: Sin ser requisito, cuando se considere conveniente facilitar el acceso a entre la documentación del Sistema de Gestión mediante vinculo, ésta se podrá realizar:

4.3.7.1. Del mapa general de proceso a Determinación (entradas y salidas) o Mapa de proceso: se realiza conforme se describe en el punto 4.3.4.6 del presente documento

4.3.7.2. De cada uno de los mapas de proceso a cualquier documento contenido en la plataforma: Del menú “Inicio” dar clic sobre el menú “Diagramas de Procesos” y en este módulo conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05), dar clic sobre el botón “Selección de Áreas” del proceso a vincular.

4.3.7.2.1. Asignación de etapas: Generar las áreas a vincular, estableciendo nombre congruente con la figura a enlazar, siendo recomendable seguir la secuencia de las actividades, numerándoles conforme la lógica del proceso, dando clic sobre el botón “+ Nuevo”, dando clic sobre el símbolo de “+” en la sección de “Enlaces” asignando nombre en la ventana “Buscar URL congruente con el documento a vincular y seleccionando de entre los módulos el documento a vincular, para concluir dar clic al botón “Usar”.

NOTA: Se establece el siguiente código para la asignación de áreas o etapas: Primera letra del nombre del proceso + última consonante del mismo + el número consecutivo iniciando con 01 + espacio + nombre congruente; mientras que, para la asignación de enlaces, se utilizará el siguiente código: Primeras 2 letras del nombre del proceso + número consecutivo iniciando con 01 + espacio + nombre congruente.  Por ejemplo, en el proceso Consultoría, el código de área sería "CR01 Programa de trabajo" y el código de enlace quedaría como "CO01 Proc. Comercialización"

4.3.7.3. De la redacción de cualquier requisito a cualquier documento contenido en la plataforma: conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Requisitos (VID-7532-06), en la edición del requisito, el procesador de textos presenta botón que presenta imagen de un par de eslabones de una cadena, al dar clic sobre éste presenta ventana en el espacio designado para URL pegar la información que corresponda:  

4.3.7.3.1. Mapa de procesos general, mapa de proceso específico, determinación de proceso u otro requisito del sistema de gestión: En el acceso del sistema de gestión, seleccionar el menú listas, en este menú seleccionar el botón SGC y/o SGI y entonces dar clic derecho sobre el título del documento a vincular, seleccionando “Copiar dirección de enlace”. Conforme se establece en la parte final del punto 4.3.7.3.1 del presente documento, la dirección copiada, debe ser pegada en la ventana designada para seleccionar la URL, una vez pegada dar ok en el botón de la ventana, guardando el cambio mediante la selección del botón “Guardar” en botón verde.    

4.3.7.3.2. Para seleccionar cualquier otro documento (diferente a procesos o requisitos del Sistema de Gestión), se debe acceder a la lista correspondiente, ya sea documentos (internos, externos, registros), al desplegarse en la pantalla, seleccionar de la pestaña del navegador en el que aparece la dirección, esta para  Conforme se establece en la parte final del punto 4.3.7.3.1 del presente documento, la dirección copiada, debe ser pegada en la ventana designada para seleccionar la URL, una vez pegada dar ok en el botón de la ventana, guardando el cambio mediante la selección del botón “Guardar” en botón verde.

4.4. La Coordinadora de Proyectos informa al Cliente o Líder de proyecto (solo para servicio integral de consultoría) la disponibilidad de la plataforma para ser presentada ante el Cliente para su revisión compartiendo:

4.4.1. URL en la que se encuentra disponible la plataforma.

4.4.2. Usuario y contraseña del Administrador del Sistema de Gestión por parte del Cliente con base en la información acordada con el Líder de Proyecto.

4.5. Gestión de cambios (solo para servicio integral de consultoría): El Líder de Proyecto con la validación del Director General informa la fecha de arranque a la Coordinadora de Proyectos para el cierre de la herramienta ya que durante la fase de diseño se podrán realizar los cambios que sean necesarios antes del arranque de implementación, que puede ser modificada por el Administrador del Sistema de Gestión sin control de versiones, para lo cual la Coordinadora de Proyectos asegura el funcionamiento de:

  1. Propuesta: Para realizar un cambio se debe hacer una petición por medio de una propuesta, está la podrá realizar un usuario que este dado de alta en la plataforma.  
  2. Aprobación antes de su emisión: El Administrador del Sistema de Gestión revisa la propuesta para aprobar debe evaluar la conveniencia de realizar el cambio solicitado.
  3. Elaboración: El responsable de la elaboración realiza el cambio o elabora un nuevo documento.
  4. Revisión: El responsable de la revisión valida la modificación o elaboración del documento.
  5. Aprobación: El responsable de la aprobación valida la modificación o elaboración del documento.
  6. Publicación: Al "validar" el documento, automáticamente se publicará la nueva versión del mismo en el sitio correspondiente.
  7. Obsoletos: Al "validar" el documento, automáticamente se enviará la versión anterior a la carpeta de "Histórico”.

En función al alcance del servicio, la Coordinadora de Proyectos hace cumplir los acuerdos comerciales de disponibilidad, respaldos y actualizaciones, además de asistir al Líder de Proyecto y/o al Administrador del Sistema de Gestión por parte del Cliente para asegurar la funcionalidad de la herramienta, en caso de servicio integral de Desarrollo de Soluciones Informáticas procede conforme al procedimiento (PRO-8100-02).

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ

Cargo

COORDINADORA DE PROYECTOS COORDINADORA DE PROYECTOS DIRECTOR GENERAL
Fecha 31-01-2021 31-01-2021 31-01-2021