CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

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CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Fecha de elaboración:

31-01-2021

Procedimiento

COMERCIALIZACIÓN

Código:

PRO-8230-01

Revisión:

4

1 Objetivo

Definir la metodología a seguir para determinar y asegurar que disponemos de la capacidad para cumplir los requisitos para el otorgamiento de nuestros servicios.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1. Aplica a todo acuerdo comercial en el que CUALLI o quienes trabajan en nuestro nombre compromete la realización de los servicios de Consultoría, Auditoría de tercera parte o Capacitación en temas relacionados con sistemas de gestión de ISO 9001, ISO 21001 e integración de sistemas de gestión, Consultoría o Capacitación en NOM-035 Factores de riesgo psicosocial en el trabajo.

2.2. Aplica a todo personal involucrado en la atención a clientes potenciales o recurrentes para la solicitud, cotización, establecimiento de contratos, convenios o acuerdos comerciales, así como la atención de inquietudes de éstos al respecto.


3 Referencias

3.1. Mapa de proceso de Consultoría (SGC-4400-74).

3.2. Mapa de proceso de Desarrollo de Soluciones Informáticas (SGC-4400-76).

3.3. Mapa de proceso de Capacitación (SGC-4400-78).

3.4. Mapa de proceso de Auditoría de 3ª parte (SGC-4400-80).

3.5. Requisito 8.2.3 del Sistema de gestión de la Calidad (SGC-4400-35).

3.6. NOM-138-SCFI-2000 Prácticas Comerciales – Elementos normativos para la comercialización de servicios de consultoría en materia de calidad


4 Desarrollo

4.1. Determinación de requisitos de Clientes potenciales: Cuando se identifican clientes potenciales con interés por los servicios que otorgamos (por recomendación, promoción desde Google Adwords de nuestra página web o cualquier otro medio), el Director General o Aliado Estratégico le contacta vía telefónica o correo electrónico solicita información general como es nombre de la organización, contacto (nombre, cargo, medios de contacto), como se enteró de nosotros, cual es el servicio que les interesa. 

4.1.1. En caso de consultoría directa (en función de ser completa o solo alguna fase); se solicita, adicional a los conceptos previos; el giro de la organización, número de empleados, origen del interés por la implementación del sistema de gestión de la calidad, integral y/o la identificación el análisis o la prevención de factores psicosociales en el trabajo, sí se ha tenido intentos previos por establecer el modelo, antecedentes al respecto. Sí se percibe que dispone de bases, se solicita retroalimentación sobre el alcance que se pretende para la consultoría.

4.1.2. En caso de subcontrato por consultoría o capacitación; se solicita información sobre temas a impartir, si se requiere del diseño del curso, si fuera impartido bajo cursos de que disponemos registro ante STPS o bien si la carta descriptiva sería proporcionada por ellos.

4.1.3. En caso de subcontrato por Organismo de certificación para la auditoría de tercera parte, se toman datos para confirmar la certidumbre de la seriedad del mismo.   

NOTA 1: Si se presenta el caso en donde el cliente potencial nos contacte por recomendación; dicha persona o aliado estratégico recibirá una comisión siempre y cuando ésta no trabaje en nombre de la organización que nos contacta, como se menciona en el punto 4.3 del procedimiento de Asistencia técnica e inversión en Innovación (PRO-8410-01).

4.2. Establecimiento de requisitos: El Director General evalúa factibilidad considerando los siguientes criterios:

4.2.1. Cuida el cumplimiento estricto del código de ética.

 

* No participar como auditor de certificación o inspección en servicios a aquellas organizaciones en las que hubiera participado como Consultor, Instructor de temas que pudieran afectar su imparcialidad, o que por alguna otra situación pusiera en riesgo la objetividad del desempeño del Director General que es el único facultado para brindar estos servicios en nuestra representación.

* No ofrecer servicios de Consultoría a aquellas organizaciones en las que esté participado como auditor durante alguna auditoría de certificación, inspección o que por cualquier razón que pusiera en duda el profesionalismo del Director General. Se podrá otorgar el servicio siempre y cuando el Cliente sea quien lo solicite y el Organismo de Certificación autorice el otorgamiento del Servicio al confirmar que no existe conflicto de intereses. En cuyo caso el Director General lo hará saber al Cliente.

* Asegurar que al buscar la certificación del Sistema de Gestión Integral de CUALLI, el organismo de certificación no presente riesgo de conflicto de intereses, quedando imposibilitado a prestarles servicio como auditor.

NOTA 2: Por otro lado cuando se identifique durante la realización de auditorías de tercera parte, la existencia de riesgo en otros términos que pudieran influir en la imparcialidad o bien en la percepción de que ésta se pudiera ver afectada será informado al Cliente para que confirme la factibilidad del ejercicio del servicio, en caso que no pueda darse continuidad a la prestación del servicio, se confirmará con el Cliente y con el Cliente del Cliente (si fuera el caso) situaciones que imposibilitan el ejercicio del servicio y se suspende la misma, dejando registro de lo anterior en informe al cliente.  

4.2.2. Evalúa el hecho de disponer de la competencia técnica necesaria para atender el servicio.

4.2.3. Determina capacidad para disponer del tiempo necesario para atender los diferentes compromisos previos y futuros revisando agenda, para el caso del servicio de consultoría se debe considerar la participación de Aliados Estratégicos (ver procedimiento de control sobre la Asistencia Técnica e Inversión en Innovación (PRO-8410-01).

4.2.4. En caso de que consideré pertinente recabar más información trasmite al cliente vía telefónica o correo electrónico la necesidad de complementar algunos datos.

4.2.5. Si determina que no se dispone de condiciones para realizar el servicio lo hace saber al cliente vía telefónica o por correo electrónico, dando a conocer las causas de la imposibilidad.

4.2.6. En caso de que la prestación del servicio sea factible ética y técnicamente, el Director General lo toma en cuenta, preparando además para:

4.2.6.1. Consultoría general: 

a) Programa de trabajo para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del SG considerando el programa usado como ejemplo o el programa previsto para servicios de consultoría en NO-035-STPS-2018, 

b) Cotización, en base a las horas previstas para la realización del servicio (en base al programa de trabajo ver inciso a), así como viáticos, en caso de servicios ejercidos fuera de la zona metropolitana del distrito federal. La cotización, complementada con el programa de trabajo deberá dejar previstos los alcances, los tiempos, y los entregables, para ser tomados en cuenta como parte de los elementos de entrada.

c) En caso de ser necesario hace llegar su currículo y los de los posibles participantes como Aliados Estratégicos.

d) En caso de que, tras análisis el cliente acepte la propuesta, se prepara contrato bajo los lineamientos establecidos en la NOM-138-SCFI-2000 (el contrato se complementa con el convenio de confidencialidad), dejando claramente establecidos los elementos de entrada. En caso de que el cliente no disponga de interés para formalizar el contrato, registramos el incumplimiento del aspecto legal relacionado (registrar en la plataforma de No conformidades), brindando el servicio con los compromisos adquiridos en el contrato, código de ética, convenio de confidencialidad que se promoverá sea firmado por el cliente.

4.2.6.2. Desarrollo de Soluciones Informáticas: Contribuimos a establecer y/o validar propuesta para la prestación del servicio de la plataforma para contener la documentación del Sistema de Gestión, considerando organizaciones en que la herramienta sea viable y agregue valor para lo cual se requiere que las personas que participan en el alcance del Sistema de Gestión dispongan de acceso a internet, equipo de cómputo, y disponga de competencia para la consulta de información en este medio.

NOTA 3: La oferta de servicio puede ser integral o por fases.

4.2.6.3. Consultoría por subcontrato o por evento (auditorías internas, cursos de capacitación, asistencia técnica): Prepara cotización, en base a las horas previstas para la realización del servicio, así como viáticos (en caso de servicios ejercidos fuera de la zona metropolitana del distrito federal). La cotización deberá dejar claramente los compromisos adquiridos. Si la empresa que nos subcontrata o contrata por evento requiere de la formalización de contrato, es revisado por el Director General y si considera pertinente firma contrato para el ejercicio del servicio. Ya sea que se disponga de contratos de confidencialidad, códigos de ética, se firman y se cumplen considerándose requisitos para el servicio adicionales al código de ética referenciado en el presente documento.

4.2.6.4. Auditorías de tercera parte o Capacitación por contrato: Cuando algún organismo de certificación u organización especializada en Capacitación contrata a nuestro Director General para participar como auditor de tercera parte o Instructor para impartir sus cursos, se adquiere el compromiso del cumplimiento a requisitos establecidos en el contrato, convenio de confidencialidad, código de ética adicional a los requisitos establecidos en el código de ética establecido en CUALLI. En el caso de los cursos, en base a la carta descriptiva prepara la tabla de calificaciones en Excel considerando los tiempos para el desarrollo del curso.

4.2.6.4.1. En estos casos para cada servicio al que se nos convoca debemos revisar servicio por servicio el cumplimiento a lo dispuesto en el punto 4.2.1.

4.3. Requisitos legales y reglamentarios:

4.3.1. Para brindar servicio de consultoría el requisito legal aplicable y que en consecuencia nos comprometemos a cumplir es la NOM-138-SCFI-2000 Prácticas Comerciales – Elementos normativos para la comercialización de servicios de consultoría en materia de calidad. Como un requisito adicional consideramos en este sentido es el registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) como agente capacitador externo de los cursos que se consideran de rutina dentro del programa de trabajo.

4.3.2. Para participar como Instructor para organizaciones capacitadoras que además es un plus para los clientes en general de este servicio se dispone de evidencia de haber estado certificado de la norma técnica de competencia laboral CONOCER relativa a la impartición de cursos, cuando fuera necesario un requisito legal aplicaría de determinarse como requisito el registro del curso ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

4.3.3. Como auditor de tercera parte: El requisito consiste en la validación como auditor por parte de organismo de certificación acreditado para el otorgamiento de dicha validación, como requisitos adicionales relacionados, se toma como guía la norma ISO 19011:2018 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión, para por ejemplo los temas a tratar durante la reunión de apertura, cuando la asignación sea como auditor líder. El organismo de certificación tendría la obligación de cumplir los requisitos de la versión vigente de la familia de normas ISO 17021, a lo cual tendremos el compromiso de contribuir para su cumplimiento. 

4.4. Requisitos adicionales

4.4.1. Algunos clientes han requerido históricamente de vestimenta formal (uso de saco, corbata y zapato de vestir) en consecuencia para evitar incumplimiento por omisión, se adquiere el compromiso de este tipo de indumentaria para todos los casos, con el fin de promover la costumbre al respecto. Este requisito se considera omitido en aquellos casos en que para el ingreso a instalaciones se requiera expresamente del uso de ropa especial principalmente para la protección personal.

4.4.2. En casos particulares que exista la necesidad de cumplir requisitos adicionales, éstos deberán ser tomados en cuenta, previo a la firma del contrato o formalización del compromiso con tal de disponer de la capacidad para cumplir dichos compromisos, por ejemplo. Aplicación de políticas de viáticos, obligación de disponer de equipo de transporte propio, con seguro de cobertura amplia, etc.

4.4.3. Requisitos adicionales establecidos por CUALLI en base al análisis de requisitos pertinentes de partes interesadas pertinentes (REG-4200-02):

a) Para Consultoría: brindar certidumbre a nuestros Clientes y partes interesadas sobre la contribución significativa al logro de la conformidad de los productos y servicios de nuestros Clientes y la mejora de la satisfacción de sus Clientes.

b) Para Capacitación: promoviendo de manera dinámica y atractiva el fortalecimiento de la competencia de los participantes en beneficio de sus organizaciones y los Clientes de éstas.

c) Para la Auditoría de tercera parte: integridad, objetividad, profesionalismo, confidencialidad, independencia y el enfoque a evidencia. Brindando certidumbre con transparencia del cuidado de no incurrir en conflicto de intereses. 

d) Para todos los casos la obligación de la observación obligatoria del código de ética.

4.5. Requisitos para comprobación fiscal: Ésta se dará de manera natural mediante recibo de honorarios o facturación a nombre de Director General bajo requisitos legales aplicables al respecto y entregado conforme se acuerde (previo o posterior al otorgamiento del servicio, en los casos foráneos enviados por mensajería cuando se requiera por anticipado o bien digitalizado vía correo electrónico). Salvo para todo servicio de uso de plataformas electrónicas la comprobación se hace mediante SG WEB CUALLI ESPECIALISTASEN SISTEMAS DE GESTION, S.A.S. de C.V. En caso de viáticos se dan dos alternativas:

4.5.1. Existirán casos en los que los viáticos se encuentren previstos en la oferta por lo que el comprobante fiscal puede incluir este concepto, situación que debe ser clara desde la cotización y contrato.

4.5.2. Viáticos cubiertos por el cliente, en cuyo caso la comprobación deberá recabarse a nombre del cliente y entregada a éste, conforme a las políticas y/o requisitos acordados previamente.  

4.6. El Director General ejerce control sobre el seguimiento del número consecutivo del recibo de honorarios o facturas en hoja de Excel titulada CXXXX, donde XXXX corresponde al año en transcurso (único registro que surge de este procedimiento que es resguardado por en medio electrónico del Director General de acceso restringido a quienes el considere pertinente mostrar). 

4.7. Control de los registros que emanan de la aplicación del presente documento: La Administradora General tiene la responsabilidad del resguardo de los registros que emanan del presente procedimiento debiendo mantener en orden alfabético, por nombre del cliente el expediente que deberá incluir como portada el índice general que se anexa al presente.

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ

Cargo

COORDINADORA DE PROYECTOS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL
Fecha 31-01-2021 31-01-2021 31-01-2021