CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la Calidad

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CUALLI

CONSULTORÍA ESPECIALIZADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Fecha de elaboración:

30-01-2021

Procedimiento

CONTROL DE REGISTROS

Código:

PRO-7532-02

Revisión:

3

1 Objetivo

Definir la metodología a seguir para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer de las evidencias generadas del sistema de gestión de la calidad de CUALLI.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1. Aplica a todo registro (información documentada a conservar) que forma parte del sistema de gestión de la calidad de CUALLI.

2.2. Aplica a todo personal que maneja registros emanados del Sistema de gestión de la calidad de CUALLI.


3 Referencias

3.1. Mapa de proceso Estratégico (SGC-4400-72).

3.2. Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3. Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4. Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5. Procedimiento de Control de documentos (PRO-7532-01).


4 Desarrollo

4.1. El personal responsable del resguardo de los registros identifica los registros necesarios para mostrar conformidad de las actividades realizadas.

4.2. IDENTIFICACIÓN: El responsable del resguardo de los registros confirma que los registros bajo su custodia se encuentran identificados en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) en el que además se debe establecer si el medio de control es en papel (físico) o electrónico. De ser necesario, el responsable del resguardo solicita la Coordinadora de Proyectos, vía correo electrónico, incorporar aquellos que no se encuentren previstos en la lista antes mencionada.

NOTA 1: Se debe poner especial cuidado en hacer cumplir aspectos legales en cuanto a condiciones de resguardo y disposición de los registros.

4.3. La Coordinadora de Proyectos asegura la incorporación de todos los registros que emanan de la aplicación del sistema de gestión ingtegral en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), asegurando colectar la información de disposición (ver 4.6 del presente documento) y retención (ver 4.7 del presente documento) de acuerdo a lo que los responsables del resguardo de los registros determinen necesario considerando; primero ley y después conveniencia.

4.4. ALMACENAMIENTO, PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN. El personal que debe mostrar evidencia de la conformidad del sistema de gestión de la calidad mantiene a su cargo los registros asegurando su adecuado resguardo, conservación y fácil recuperación, procurando para ello, condiciones ambientales adecuadas para prevenir el daño, deterioro o pérdida de los mismos.

4.4.1. Los registros se deben ordenar en cualquiera de las formas siguientes:

4.4.1.1. Cronológico

4.4.1.2. Alfabético

4.4.1.3. Cualquier otro que asegure la fácil recuperación de los mismos

4.4.2. Los registros deben conservarse en buen estado durante su manejo, procurando evitar tachones o enmendaduras, en caso de que tenga error y requiera corregirse, en el mismo formato se debe de incluir la firma y de ser posible el nombre de la persona que hace la corrección (sí el espacio lo permite se debe especificar la razón de la corrección).

4.5. RETENCIÓN DE LOS REGISTROS: En la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), en la cual se define el tiempo de retención, dependiendo de las necesidades de cada área, y la revisión vigente.

4.5.1. En caso de que el registro sea de acceso restringido, esto debe quedar asentado en el documento en que le hace referencia, debiendo indicar qué puestos tienen acceso a la información contenida en el mismo.

4.5.2. Para el caso de los registros en medio electrónico adicional a los controles establecidos se puede retener la información en respaldos electrónicos en cuyo caso, si fuera necesario, se deberá establecer los controles específicos en la documentación que le de origen a éstos.

4.6. DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS. Una vez concluido el tiempo de retención, determinado en la lista maestra de control de registros  (REG-7532-04), los registros deben disponerse de acuerdo a las siguientes alternativas:

4.6.1. Destruir o borrar, dependiendo si están en medio físico o electrónico.

4.6.2. Archivo histórico.

4.6.3. Reciclar, siempre y cuando no se ponga en riesgo el acceso a información confidencial.

4.6.4. Conservar, mientras sean vigente (aquellos registros que deban ser conservados mientras la información que contiene sea de utilidad y que tan pronto deja de ser vigente sea conveniente su destrucción o envío a otro organismo del Instituto, para evitar confusión al personal que acceda a éste o para que el organismo citado disponga de dichos registros).

4.6.5. Respaldar, para el caso de registros en medios electrónicos, en medio magnético, servidores ubicados dentro de la organización o bien distantes, lo cual debe ser declarado en el documento que les da origen o en la lista maestra de registros (REG-7532-04).

4.7. Para solicitar modificaciones a los formatos existentes, eliminación de los mismos o integración de formatos nuevos, a la Coordinadora de Proyectos quien es el responsable para la elaboración del mismo siguiendo la metodología establecida en el procedimiento de control de documentos (PRO-7532-01).

4.8. Los registros pueden tener formato libre, pero cuando se establecen en formato, se recomienda incluir el logotipo de CUALLI.

4.9. Los registros generados por los proveedores, clientes o cualquier otro agente externo a nuestra organización, así como comunicaciones y minutas de reuniones del CUALLI podrán incumplir con lo establecido en el presente documento en relación a código y formato.

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Xiadani Alitzel MENDIETA GARCÍA Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ Bernardo Ariel MENDIETA PÉREZ

Cargo

COORDINADORA DE PROYECTOS DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL
Fecha 30-01-2021 30-01-2021 30-01-2021